Đây là văn bản quan trọng, thay thế hoàn toàn Hướng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16/12/2016. Sự ra đời của Hướng dẫn 06 không chỉ nhằm thực thi Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 mà còn là bước cụ thể hóa quy trình nghiệp vụ trong bối cảnh các cơ quan Đảng đang đẩy mạnh chuyển đổi số, thực hiện "họp không giấy tờ" và xử lý văn bản toàn trình trên môi trường mạng.

1. Cập nhật căn cứ pháp lý và mở rộng đối tượng áp dụng:

Điểm mới đầu tiên dễ nhận thấy là Hướng dẫn 06 được xây dựng dựa trên khung pháp lý hiện đại nhất, bao gồm Luật Lưu trữ 2024 và Quy định số 383-QĐ/TW năm 2025 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. So với Hướng dẫn 17 (dựa trên Luật Lưu trữ 2011), Hướng dẫn 06 đã mở rộng đối tượng áp dụng; Ngoài các cơ quan, tổ chức đảng và Mặt trận Tổ quốc, Hướng dẫn mới bổ sung thêm các hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ từ Trung ương đến cơ sở. Điều này đảm bảo sự thống nhất trong quản lý tài liệu của toàn bộ hệ thống chính trị dưới sự lãnh đạo của Đảng.

2. Ưu tiên tạo lập, lưu trữ hồ sơ điện tử:

Đây là thay đổi mang tính cốt lõi. Trong khi Hướng dẫn 17 tập trung nhiều vào quy trình hồ sơ giấy, Hướng dẫn 06 khẳng định: "Ưu tiên lập hồ sơ điện tử"; Đặc biệt, đối với các hồ sơ đã được xử lý toàn trình dưới dạng điện tử (từ soạn thảo, ký số đến phát hành và tiếp nhận trên phần mềm), các cơ quan không nhất thiết phải lập và nộp song song hồ sơ giấy (trừ trường hợp có quy định khác). Đây là điểm tháo gỡ quan trọng, giúp giảm tải áp lực lưu trữ vật lý và tối ưu hóa quy trình làm việc hiện đại.

3. Định nghĩa mới và sự xuất hiện của "Mã hồ sơ" định danh duy nhất:

Hướng dẫn 06 bổ sung nhiều khái niệm nghiệp vụ mới phù hợp với thời đại công nghệ như: "Tài liệu điện tử", "Phần mềm Hệ thống thông tin điều hành tác nghiệp", và đặc biệt là "Mã hồ sơ": Mã hồ sơ được quy định là một chuỗi ký tự duy nhất, không trùng lặp, dùng để quản lý hồ sơ xuyên suốt trong hệ thống. Cách cấu trúc mã hồ sơ cũng rất chuyên nghiệp, bao gồm: Mã định danh cơ quan . đơn vị . năm . số thứ tự hồ sơ (Ví dụ: A80.07.NVTW.2026.01). Hướng dẫn 17 trước đây chưa quy định chi tiết về cấu trúc mã hóa định danh mang tính hệ thống như vậy.

4. Quy trình lập hồ sơ "tự động hóa" trên phần mềm:

Hướng dẫn 06 chi tiết hóa quy trình lập hồ sơ điện tử mà Hướng dẫn 17 mới chỉ đề cập sơ khai. Hiện nay, khi xử lý văn bản trên phần mềm, nếu các tài liệu có cùng mã hồ sơ và nằm trong cùng luồng xử lý, phần mềm sẽ tự động tích hợp thành hồ sơ.:Việc kết thúc hồ sơ cũng trở nên đơn giản hơn khi người lập chỉ cần rà soát trên máy tính, cập nhật "Chứng từ kết thúc" điện tử và bấm nút chuyển nộp vào lưu trữ hiện hành ngay trên hệ thống.

5. Quản lý chặt chẽ tài liệu Mật trong môi trường số:

Hướng dẫn 06 đưa ra giải pháp cụ thể cho tài liệu chứa bí mật nhà nước: Tài liệu Mật và Tối mật: Được phép tạo lập, xử lý và lập hồ sơ điện tử trên mạng mật của Đảng. Tài liệu Tuyệt mật: Bắt buộc lập hồ sơ giấy. Trường hợp một hồ sơ có cả tài liệu Tuyệt mật và tài liệu thường, thì tài liệu Tuyệt mật lập hồ sơ giấy, tài liệu thường lập hồ sơ điện tử và dùng chung một mã hồ sơ để quản lý. Đây là sự kế thừa và phát triển chặt chẽ hơn so với các quy định cũ.

6. Đổi mới thủ tục giao nộp: Chữ ký số thay thế biên bản giấy

Quy trình giao nhận hồ sơ điện tử theo Hướng dẫn 06 đã lược bỏ hoàn toàn các thủ tục rườm rà. Biên bản giao nhận được xác lập dưới dạng dữ liệu điện tử và xác thực bằng chữ ký số của bên giao và bên nhận. Nhật ký hệ thống được trích xuất từ phần mềm chính là căn cứ pháp lý xác nhận việc hoàn thành nộp lưu. Trong khi đó, Hướng dẫn 17 vẫn yêu cầu lập biên bản bằng giấy (thường là 3 bản) với đầy đủ chữ ký, họ tên thủ công.

Việc ban hành Hướng dẫn 06-HD/VPTW giúp chuẩn hóa nghiệp vụ lưu trữ theo hướng hiện đại, minh bạch và hiệu quả. Việc nắm vững các điểm mới này không chỉ là trách nhiệm của cán bộ lưu trữ mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan Đảng để bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu trong thời đại số.

Xem chi tiết Hướng dẫn tại đây.