Hướng dẫn áp dụng đối với các cơ quan tham mưu, giúp việc của cấp ủy, tổ chức đảng; cơ quan Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương, cấp tỉnh, cấp xã theo mô hình và thẩm quyền tương ứng. Các đơn vị sự nghiệp của Đảng, của Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội chủ động áp dụng phần hướng dẫn về danh mục, bản mô tả, khung năng lực phù hợp; việc xác định bậc nghề nghiệp và tỷ lệ viên chức thực hiện theo Nghị định, thông tư của các bộ, ngành hiện hành, quy định của cơ quan có thẩm quyền.

Một trong những yêu cầu trọng tâm của Hướng dẫn là rà soát, cập nhật trên cơ sở danh mục vị trí việc làm đã được ban hành và phê duyệt; không xây dựng lại toàn bộ danh mục, không tự ý chia, gộp hoặc đổi tên vị trí việc làm đã có. Việc điều chỉnh chỉ được đề xuất khi có thay đổi thực chất về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức hoặc yêu cầu công việc và phải đúng thẩm quyền.

Đối với mỗi vị trí việc làm, cơ quan, đơn vị phải xây dựng một bản mô tả công việc, trong đó xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ thường xuyên, nhiệm vụ đặc thù, trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công tác, điều kiện thực hiện và sản phẩm đầu ra. Bản mô tả phải làm rõ công việc chủ trì, công việc phối hợp; sản phẩm cuối cùng và tài liệu trung gian; tiêu chí chất lượng, thời hạn hoặc tần suất hoàn thành, đơn vị tiếp nhận và tài liệu chứng minh kết quả.

Đặc biệt, đối với các công việc nghiên cứu, tham mưu chiến lược, cần thể hiện rõ mức độ độc lập, trách nhiệm chủ trì, căn cứ và phương án tham mưu, thay vì chỉ thống kê số lượng văn bản hoặc đề án. Mỗi vị trí việc làm không đồng nghĩa với một biên chế; việc mô tả công việc phải phản ánh đúng nhiệm vụ và trách nhiệm thực tế của vị trí.

Khung năng lực của vị trí việc làm công chức gồm ba nhóm: năng lực chung; năng lực chuyên môn, nghiệp vụ; năng lực lãnh đạo, quản lý đối với vị trí có chức trách lãnh đạo, quản lý. Các yêu cầu đặc thù về xây dựng Đảng, dân vận, Mặt trận, kiểm tra, giám sát, bảo mật và chuyển đổi số được cụ thể hóa trong các nhóm năng lực phù hợp, không hình thành nhóm năng lực riêng.

Cấp độ năng lực được xác định theo thang từ 1 đến 5, căn cứ vào mức độ độc lập, tính chất phức tạp, trách nhiệm chủ trì, phạm vi ảnh hưởng và yêu cầu kiểm soát chất lượng. Theo đó, cấp độ 1 gắn với thực hiện phần việc đơn giản theo hướng dẫn; cấp độ 3 thể hiện khả năng phân tích, xử lý độc lập công việc chuyên môn và chịu trách nhiệm về sản phẩm; cấp độ 5 gắn với định hướng chuyên môn, giải quyết vấn đề mới có phạm vi ảnh hưởng lớn hoặc tính chiến lược.

Việc xác định cấp độ phải xuất phát từ yêu cầu của vị trí việc làm, không căn cứ duy nhất vào trình độ, thâm niên, ngạch hiện giữ hoặc năng lực cá nhân của người đang đảm nhiệm. Mỗi năng lực thành phần được xác định cấp độ riêng; không quy đổi cơ học cấp độ năng lực thành ngạch công chức hoặc bậc nghề nghiệp viên chức. Khung năng lực là căn cứ phục vụ tuyển chọn, bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu công việc.

Hướng dẫn quy định cơ cấu, tỷ lệ ngạch công chức phải được xác định trên cơ sở tính chất nhiệm vụ, độ phức tạp, sản phẩm, quyền hạn và phạm vi ảnh hưởng của vị trí việc làm, trong tổng biên chế công chức được giao. Việc phân loại nhóm cơ quan phải căn cứ vào chức năng chủ yếu, sản phẩm thường xuyên và trách nhiệm chuyên môn, không dựa vào cơ cấu ngạch hiện có, tuổi hoặc thâm niên của công chức để hợp thức hóa hiện trạng.

Khung tỷ lệ ngạch được xác định theo từng nhóm cơ quan, đơn vị. Trong đó, ngạch chuyên viên cao cấp và tương đương gắn với yêu cầu thường xuyên chủ trì tham mưu chiến lược, đề án quan trọng hoặc giải quyết vấn đề đặc biệt phức tạp, có phạm vi ảnh hưởng rộng; ngạch chuyên viên chính gắn với nhiệm vụ chủ trì tham mưu, hướng dẫn, kiểm tra và xử lý công việc phức tạp; ngạch chuyên viên gắn với nhiệm vụ trực tiếp tham mưu, tổng hợp và thực hiện công việc.

Các mức tỷ lệ quy định là giới hạn tối đa, không phải chỉ tiêu bắt buộc phải bố trí hết. Việc tính tỷ lệ phải sử dụng đúng tổng biên chế được giao thuộc phạm vi tính sau khi loại trừ các vị trí theo quy định; bảo đảm tổng tỷ lệ bằng 100%, số lượng biên chế không vượt trần và không tính trùng. Khi cơ cấu hiện có chưa phù hợp, cơ quan, đơn vị phải xây dựng phương án chuyển tiếp, đào tạo, bố trí lại và sắp xếp trong phạm vi biên chế được giao; không tự ý thay đổi ngạch của công chức chỉ căn cứ vào bảng tính tỷ lệ.

Đối với viên chức trong các đơn vị sự nghiệp, việc rà soát vị trí việc làm, xây dựng bản mô tả, khung năng lực và xác định tỷ lệ theo bậc nghề nghiệp thực hiện theo quy định chuyên ngành hiện hành. Không áp dụng tỷ lệ ngạch công chức cho viên chức và không tự quy đổi cấp độ năng lực thành bậc nghề nghiệp.

Hướng dẫn góp phần chuẩn hóa việc xác định vị trí việc làm theo hướng gắn chặt nhiệm vụ, trách nhiệm, năng lực và sản phẩm đầu ra; tạo cơ sở cho việc bố trí, sử dụng, đào tạo, đánh giá đội ngũ công chức, viên chức phù hợp với yêu cầu thực tiễn và bảo đảm quản lý biên chế đúng quy định.