1. Mở rộng phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Nếu như Hướng dẫn 36 (2018) chủ yếu tập trung vào văn bản giấy truyền thống, thì Hướng dẫn 05 (2026) đã bổ sung một cách đầy đủ và cụ thể phạm vi điều chỉnh cho cả văn bản giấy và văn bản điện tử. Đặc biệt, Hướng dẫn 05 lần này quy định rõ hơn về đối tượng áp dụng là các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng từ Trung ương đến tận chi bộ. Đối với các tổ chức, cơ quan hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, Hướng dẫn mới nêu rõ chúng không thuộc đối tượng áp dụng, tạo sự phân định rạch ròi về mặt pháp lý.

2. Về Chữ ký số và Văn bản điện tử

Đây là thay đổi căn bản và mang tính thời đại nhất trong Hướng dẫn 05. Trong khi Hướng dẫn 36 chỉ đề cập đến chữ ký tay và con dấu mực đỏ, Hướng dẫn 05 đã chi tiết hóa kỹ thuật trình bày chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

Chữ ký số cá nhân: Phải có màu xanh, định dạng .png nền trong suốt và được đặt canh giữa chức vụ và họ tên người ký. Chữ ký số của cơ quan: Là hình ảnh dấu của tổ chức, cơ quan, có màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu và định dạng .png nền trong suốt.

Vị trí trình bày: Sơ đồ bố trí tại Phụ lục 1 của Hướng dẫn 05 đã bổ sung thêm các ô số 14 và 15 dành riêng cho chữ ký số của cơ quan và cá nhân trên bản sao điện tử, điều mà Hướng dẫn 36 hoàn toàn chưa có.

3. Mở rộng hình thức "Sao văn bản" trên môi trường số

Hướng dẫn 05 đã bổ sung một nội dung hoàn toàn mới là "Sao sang văn bản điện tử". Quy trình này được thực hiện thông qua việc số hóa (scan) văn bản giấy, sau đó ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

So với 3 hình thức sao truyền thống (sao y, sao lục, trích sao) trong Hướng dẫn 36, Hướng dẫn 05 đã mở rộng khái niệm bản sao bao gồm cả sao từ giấy sang điện tử và từ điện tử sang giấy. Điều này tạo hành lang pháp lý vững chắc cho việc lưu hành và khai thác văn bản trên hệ thống mạng thông tin diện rộng của Đảng.

4. Bổ sung hệ thống chữ viết tắt tên cơ quan

Để đảm bảo tính thống nhất trong toàn hệ thống, Hướng dẫn 05 đã cung cấp một danh mục chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản phong phú và chi tiết hơn nhiều so với Hướng dẫn 36.

Danh mục mới bổ sung các từ viết tắt cho các đơn vị sự nghiệp lớn và các ban chỉ đạo như: HVCTQGHCM (Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh); VHLKHXHVN (Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam); TTXVN (Thông tấn xã Việt Nam); BCĐ (Ban chỉ đạo), TB (Tiểu ban)...

Việc thống nhất các ký hiệu này giúp việc quản lý và đăng ký số văn bản tại văn thư các cấp trở nên khoa học và tránh nhầm lẫn.

5. Điều chỉnh kỹ thuật trình bày và lề trang văn bản

Hướng dẫn 05 có những điều chỉnh chi tiết về kỹ thuật để tối ưu hóa việc đọc và in ấn văn bản: Khoảng cách dòng (Line spacing): Được quy định linh hoạt từ 18pt đến 22pt (Exactly), trong khi Hướng dẫn 36 chỉ quy định cố định 18pt.

Định lề trang văn bản: Hướng dẫn 05 bổ sung quy định cụ thể cho trường hợp in hai mặt, với lề trái và lề phải được đảo ngược vị trí giữa mặt trước và mặt sau (Mặt sau: lề trái 15mm, lề phải 30mm) để phục vụ việc đóng đóng tập văn bản một cách chuyên nghiệp.

Địa danh ban hành: Hướng dẫn 05 yêu cầu ghi thêm cấp hành chính trước địa danh trong các trường hợp địa danh mang tên người hoặc chỉ có một âm tiết (ví dụ: Thành phố Huế, Phường Ngô Quyền).

6. Trách nhiệm của các cá nhân được quy định rõ hơn

Hướng dẫn 05 đã luật hóa trách nhiệm của từng vị trí trong quy trình văn bản. Ngoài người ký và người soạn thảo, Chánh Văn phòng (hoặc người phụ trách công tác văn phòng) là người chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc thẩm định thể thức và kỹ thuật trình bày. Điều này nhằm siết chặt kỷ cương và nâng cao chất lượng văn bản ngay từ khâu dự thảo.

Xem chi tiết Hướng dẫn 05 tại đây