UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 459/KH-UBND về mô hình tiếp công dân trực tuyến với mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác tiếp công dân, đáp ứng yêu cầu của xã hội trong tình hình mới, cũng nhu trong những điều kiện đặc biệt (dịch bệnh, thiên tai...). Nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác đối thoại, giải quyết khiếu nại, kiến nghị, phản ánh, bảo đảm an ninh, an toàn trật tự và công tác phòng, chống dịch bệnh, thiên tai (nếu có). Hạn chế tối đa tình trạng khiếu kiện đông người, vượt cấp, phức tạp, mất an ninh, trật tự, tập trung tại các cơ quan Trung ương. Đảm bảo thuận lợi, tiết kiệm nhân lực, thời gian, chi phí cho công tác tiếp công dân định kỳ, đột xuất của lãnh đạo các cơ quan Trung ương, địa phương và người dân khiếu kiện. Tăng cường công tác phối hợp giữa Ban tiếp công dân tỉnh với Cơ quan tiếp công dân các địa phương (sau đây gọi là cấp cơ sở); nâng cao hiệu quả, tạosự thống nhất cao trong giải quyết khiếu nại, kiến nghị, phản ánh của các cơ quan có thẩm quyền các cấp và việc giám sát việc thực hiện công tác tiếp công dân giữa cơ quan cấp trên với cơ quan cấp dưới.

Tiếp công dân trực tuyến là sự lựa chọn thay thế cho một số buổi tiếp công dân trực tiếp, giúp các cơ quan tiếp công dân thực hiện tốt nhiệm vụ trong điều kiện xã hội bình thường cũng như trong điều kiện có dịch bệnh, thiên tai; hạn chế tập trung đông người tại một phòng tiếp công dân, tránh sự lây lan của dịch bệnh, nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí cho công dân và nhà nước. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và chuyển đổi số.

Yêu cầu về hệ thống: Hệ thống truyền hình hội nghị phục vụ tiếp công dân trực tuyển sử dụng phần mềm và phần cứng để truyền tải hình ảnh, âm thanh hai chiều giữa các phòng tiếp công dân tại các địa điểm khác nhau của các điểm cầu. Hệ thống tiếp công dân trực tuyến của Ban tiếp công dân tỉnh phục vụ các buổi tiếp công dân theo hình thức trực tuyến, kết nối, liên thông các cấp hành chính từ Trung ương đến địa phương và ngược lại; giữa cấp tỉnh với cấp cơ sở trong toàn tỉnh và ngược lại. Ban hành Quy chế tiếp công dân trực tuyến, quy địncông tác phối hợp, triển khai, vận hành kỹ thuật giữa các cơ quan, đơn vị tham gia tiếp công dân trực tuyến. Hướng dẫn, kiểm thử quy trình tiếp công dân trực tuyến; phổ biến, quán triệt đảm bảo tất cả các cơ quan tham gia tiếp công dân trực tuyến đủ kỹ năng về triển khai, vận hành kỹ thuật và đảm bảo an toàn thông tin; thử nghiệm quy trình tiếp công dân trực tuyến tại một số cơ sở trước khi đưa mô hình vào thực tiễn. Yêu cầu về đường truyền: Trong thời gian đầu các điểm cầu tiếp công dân trực tuyến sử dụng qua môi trường Internet (điểm cầu trung tâm sử dụng đường truyền riêng tốc độ khoảng 30Mb, điểm cầu đại biểu sử dụng đường truyền tốc độ khoảng 5Mb). Trong tương lai, có thể nâng cấp các điểm cầu sử dụng đường truyền kết nối riêng.

Địa điểm tổ chức tiếp công dân trực tuyến: Trụ sở Tiếp công dân tỉnh là địa điểm tổ chức tiếp công dân trực tuyến đối với các vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp tỉnh nhưng cần sự phối hợp của các cơ quan Trung ương tham gia; các vụ việc đông người, phức tạp, vượt cấp lên cấp tỉnh. Tổ chức tiếp công dân định kỳ, đột xuất của Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Địa điểm tiếp công dân cấp cơ sở tổ chức tiếp công dân trực tuyến đối với các vụ việc thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp cơ sở nhưng cần sự phối hợp tham gia tiếp của các cơ quan cấp tỉnh. Tổ chức tiếp công dân định kỳ, đột xuất của Chủ tịch UBND cấp cơ sở.

Về hạ tầng, cơ sở vật chất:  Văn phòng UBND tỉnh (giao Ban Tiếp công dân tỉnh) phối hợp với Thanh tra tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài chính thực hiện các thủ tục theo quy định để lập danh mục các cơ sở vật chất, trang thiết bị cần thiết để đảm bảo an ninh thông tin được tốt hơn, chủ động về đường truyền kết nối, cần từng bước nâng cấp trang thiết bị, kênh đường truyền riêng, chuyển đổi thành Mô hình tiếp công dân trực tuyến chuyên dụng.

Mỗi điểm cầu chính thuê riêng kênh truyền Internet băng thông 30-50Мь để kết nối cùng lúc 5-10 điểm cầu tham gia cùng thời điểm;  Trang bị hệ thống gồm: Máy tính cá nhân (dung lượng lưu trữ lớn), Mànhình, Camera, Hệ thống âm thanh, Ỏ cứng lưu trữ ngoài...) cho Trụ sở tiếp công dân tỉnh, Trụ sở tiếp công dân cấp cơ sở.

Ban tiếp công dân tỉnh chủ trì phối hợp với Thanh tra tỉnh lập dự trù kinh phí muaua sắm trang thiết bị để phục vụ Mô hình tiếp dân trực tuyến tại các điểm cầu trong toàn tỉnh. Để lưu trữ, phục vụ khai thác dữ liệu sau các phiên tiếp công dân trực tuyến. Trước mắt, đề xuất giải pháp lưu trữ sử dụng máy tính có dung lượng lưu trữ lớn và các thiết bị ngoại vi, đặt tại các điểm cầu chính. Trong tương lai, khi chuyển đổi sang Mô hình tiếp công dân trực tuyến chuyên dụng, sẽ đề xuất giải pháp lưu trữ sử dụng cơ sở dữ liệu đám mây được đặt tại Trung tâm dữ liệu của tỉnh.

Về thể chế và nhân sự: Ban tiếp công dân tỉnh và UBND cấp cơ sở thực hiện theo Luật Tiếp công dân; bố trí, sắp xếp nhân sự có chuyên môn về công nghệ thông tin để vận hành và xử lý tình huống trong triển khai các phiên tiếp công dân trực tuyến; nhân sự cần được hướng dẫn, đào tạo đồng đều đảm bảo các yêu cầu. - Đào tạo cán bộ: Tập huấn cho cán bộ về kỹ năng sử dụng phần mềm, thiết bị họp trực tuyến; hướng dẫn quy trình xử lý thông tin về tiếp dân trực tuyển.

Phạm vi triển khai và thời gian thực hiện: Giai đoạn 1: Triển khai kết nối mô hình tiếp công dân trực tuyến tại Trụ sở Trung ương với UBND tỉnh xong trước 30/6/2025. Giai đoạn 2: Triển khai mô hình tiếp công dân trực tuyến tại Trụ sở Bạn tiếp công dân tỉnh và thí điểm tại một số địa điểm Tiếp công dân của UBND cấp cơ sở xong trước ngày 30/8/2025). Giai đoạn 3: Triển khai mô hình tiếp công dân trực tuyến trên địa bàn toàn tỉnh (Ban Tiếp công dân Trung ương - tỉnh - xã).

Đối tượng thực hiện tiếp công dân trực tuyến: Vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh đã được Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo giải quyết nhưng trong quá trình thực hiện gặp khó khăn, vướng mắc, công dân vẫn tiếp tục khiếu nại, kiến nghị, phản ánh, có nguy cơ gây mất an ninh, trật tự và an toàn xã hội. Vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh đã được cơ quan hành chính giải quyết đúng thẩm quyền, đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật; quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực pháp luật nhưng công dân vẫn tiếp tục khiếu nại, kiến nghị, phản ánh vượt cấp, có nguy cơ gây mất trật tự, an ninh, an toàn xã hội. Các vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh liên quan đến nhiều cơ quan, nhiều địa phương hoặc tại các vùng, địa bàn miền núi đi lại khó khăn gây lãng phí, tốn kém cho cá nhân, tổ chức. Các đoàn công dân khiếu nại, kiến nghị, phản ánh đông người, phức tạp kéo dài nhưng chưa được cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật vượt cấp lên Trung ương. Các đoàn công dân khiếu nại, kiến nghị, phản ánh đông người phức tạp, các vụ việc khiếu nại, kiến nghị, phản ánh phức tạp, kéo dài đã được giải quyết hết thẩm quyền nhưng có những nội dung cần xin ý kiến tham gia của các cơ quan có liên quan…

Phạm Quang Sơn, Ban Tổ chức Tỉnh ủy